Основная задача, которую должен решить покупатель – это выбор поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

• Объявление конкурса;
• Изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;
• Посещение выставок и ярмарок;
• Переписка и личные контакты с возможными поставщиками

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие, на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Проведение  тендера включает следующие этапы:

• Реклама;
• Разработка тендерной документации;
• Публикация тендерной документации;
• Приемка и вскрытие тендерных предложений;
• Оценка тендерных предложений;
• Подтверждение квалификации участников торгов;
• Предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно – информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговора исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и т.д.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

1. Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничивается ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие у поставщика резервных мощностей;
• организация управления качеством продукции у поставщика;
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика;
• риск забастовок у поставщика;
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

• собственное расследование;
• местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;
• информационные агентства;
• государственные   источники,   такие, как регистрационные палаты, налоговая и лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

К основным методам, применяемым для решения на­учных и практических задач в области логистики, сле­дует отнести методы системного анализа, методы теории исследования операций, кибернетический подход и прогностику. Применение этих методов позволя­ет прогнозировать материальные потоки, создавать интегриро­ванные системы управления и контроля за их движением, раз­рабатывать системы логистического обслуживания, оптимизи­ровать запасы и решать ряд других задач.

Широкое применение в логистике имеют различные методы моделирования, т.е. исследования логистических систем и процессов путем построения и изучения их моделей. При этом под логистической моделью понимается любой образ, абстрактный или материальный, логистического процесса или логистической системы, используемый в качестве их заместите­ля.

Основная цель моделирования — прогноз поведения систе­мы.

Общая брутто потребность — брутто потребность + доп. потребность, которая включает проведение экспериментов, выполнение образцов, повышение потребности, связанное с ремонтом и содержанием оборудования, резерв на случай недопоставок.

Потребность нетто — чистая потребность. Определяется как разность брутто потребности и располагаемого наличия.

Первичная — рыночная потребность (то, что надо для продажи на рынке)

Вторичная — сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, которые необходимы для первичной потребности.

Третичная — вспомогательные материалы прочего назначения, необходимые для первичной и вторичной потребности.

Методы определения потребности.

а. Детерминированный (основан на использовании вполне определенных исходных данных, служит для определения вторичной и третичной потребностей при известной первичной). Необходимая информация — первичная потребность, включающая данные об объемах и сроках изготовления; информация о структуре изделия в форме спецификации или указаний о применяемости тех или иных деталей; нормы расходов по материалам и видам продукции; располагаемое наличие.

Потребность мат. ресурсов для основного производства:

M_i = ∑H_ijN_j

(M — потребность мат-лов; H — норма расхода мат. рес. i-го наименования на j вид изделия; N — производственная программа j вида продукции; n — ассортимент)

Определение потребности в мат. ресурсах на ремонтно эксплуатационные нужды:

M_i = T / (T₀L_nR_{0 (t)})*Q_jH_ij

T — годовая загрузка оборудования;

T₀ — наработка на         отказ оборудования данного вида;

R₀ — заданный уровень надежности;

Q_j — кол-во ед. оборудования данного вида;

H_ij — норма расхода мат. i-го вида на 1 ремонт

t — время поставки;

L- количество поставок.

б. Стохастические методы определения потребности.

Основаны на прогнозировании. Прогнозы могут быть среднесрочные (3-5 лет), кратко- и долгосрочные.

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворяющего качества по минимальным ценам.

В условиях конкуренции (особенно на рынках промышленно развитых стран запада) функции служб закупок усложняются, так как необходимым условием является наличие обширной информации о рынках.

Структура информационного обеспечения при исследованиях рынка закупок

Цель проведения исследований рынка закупок сырья и материалов определяет  одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:

• непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время  потребности в   сырье и материалах);
• опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);
• рынки    заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);
• новые рынки.

Полученная информация должна отражать такие рыночные категории, как предложение, спрос и рыночный баланс. Информация часто подается в трех аспектах:

а) современный анализ рынка («моментальный снимок»);

б) динамика изменения конъюнктуры рынка;

в) прогнозы изменения рынка.

Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предприятия в конкретных поставках. Определение потребности основывается на стратегии управления запасами.

Определение потребности означает выявление продуктов и услуг по качеству, количеству двумя методами:

1. Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении, происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов.

2. Метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется   при   помощи   простейших   расчетных   методов, интуиции.

Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя методами:

Первый — анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванною отдела с производственным и отделом контроля качества продукции.

Существует и третий путь: отдел закупок или торговый агент чаще всего обращается в фирму или бюро, выполняющее посреднические функции. Как правило, посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков с точки зрения программы выпуска их продукции, ее качества, быстроты реализации полученных заказов.

• план продаж;
• план производства;
• общий экономический план предприятия. При планировании производства определяется:
• количество комплектующих изделий, необходимых для про­изводства;
• промежуток  времени,   в  течение   которого  производится продукция;
• количество сырья и оборудования, необходимого для произ­водства требуемого объема продукции в рамках запланированного периода времени

Система оперативного планирования производства:

• совокупность методик и технологий плановой работы, харак­теризующихся степенью централизации, объектом регулирования, составом показателей, порядком учета и движения продукции, оформлением учетной документации;
• совокупность методов и способов исчисления основных по­казателей, необходимых для регулирования процесса производства в целях достижения запланированных рыночных результатов при минимальных общих затратах ресурсов предприятия.

Основные характеристики системы оперативного планирования:

• методы составления календарных заданий функциональным подразделениям предприятия;
• выбранная планово-учетная единица;
• продолжительность планового периода;
• способы и приемы расчета плановых показателей;
• состав сопроводительной документации.

Система оперативного планирования обеспечивает согласова­ние деятельности сотрудников функциональных подразделений предприятия.

Оперативное планирование в зависимости от содержания и сроков действия подразделяется на календарное и текущее.

Календарное планирование включает распределение годовых плановых заданий по производственным подразделениям и сро­кам выполнения, а также доведение установленных показателей до конкретных исполнителей работ. С его помощью разрабатыва­ются сменно-суточные задания и согласовывается последователь­ность выполнения работ отдельными исполнителями.

Текущее планирование (диспетчирование производства) представ­ляет собой постоянный оперативный контроль и непрерывное текущее регулирование хода производственных процессов в целях обеспечения своевременного и полного выполнения плана произ­водства и сбыта продукции в соответствии с имеющимися зака­зами покупателей.

В зависимости от сферы применения оперативное планирование подразделяется на межцеховое и внутрицеховое.

Межцеховое планирование обеспечивает разработку, регули­рование и контроль над выполнением планов производства и продажи продукции всеми функциональными подразделениями предприятия, а также координирует работу основных и вспомо­гательных подразделений, проектно-технологических, планово-экономических и других функциональных служб предприятия.

Внутрицеховое планирование — это процедура разработки опе­ративных планов и текущих графиков работы производственных участков, поточных линий и отдельных рабочих мест. Планирова­ние осуществляется на основе годовых планов производства и продажи продукции предприятия.

Планирование по такту выпуска изделий предусматривает вырав­нивание продолжительности технологических операций на всех стадиях общего процесса производства. Планирование осуществля­ется в соответствии с единым расчетным временем выполнения взаимосвязанных работ.

Планирование по заделам предполагает поддержание на требу­емом расчетном уровне запаса заготовок, полуфабрикатов и комп­лектующих, предназначенных для дальнейшей обработки и сборки на каждой стадии производства. Для обеспечения ритмичной ра­боты взаимосвязанных производственных участков и поточных линий определяются нормативные размеры производственных заделов, представляющие собой соответствующий запас заготовок. По назначению заделы бывают технологические, транспортные, страховые, межоперационные или межцикловые. Размер задела может быть установлен в деталях или днях.

Планирование по опережению предусматривает распределение и группировку деталей и работ по срокам выпуска, организацию их своевременного изготовления и передачи на соответствующие стадии производства. В этой системе планово-учетной единицей является отдельная деталь или сборочная единица продукции. Пла­нирование осуществляется в зависимости от расчетного опереже­ния времени.

Опережение — календарный период времени, на который каждая предыдущая стадия производственного процесса должна опережать последующую с целью ее окончания в запланирован­ный срок по отношению к завершающей стадии обработки или сборки деталей.

Системы оперативного планирования:

• подетальная. Предназначена для применения в условиях высо­коорганизованного и стабильного производства. По данной системе планируется и регулируется ход выполнения работ, технологических операций и производственных процессов по каждой детали на определенный плановый период (час, смену, день, неделю). В основе подетальной системы лежат точное планирование такта и ритма работы поточных линий и произ­водственных участков, правильное определение нормативных технологических, транспортных, страховых, межоперационных и цикловых заделов и постоянное их поддержание в процессе производства на расчетном уровне;
• позаказная. Применяется в основном в единичном и мелкосе­рийном производстве с большой номенклатурой и небольшим объемом выпускаемой продукции. В этом случае объектом пла­нирования, или основной планово-учетной единицей, является отдельный заказ на производство, включающий несколько одно­типных работ конкретного потребителя-заказчика. Данная сис­тема планирования основана на расчетах длительности произ­водственных циклов и нормативов опережения, с помощью которых устанавливаются требуемые заказчиком сроки выпол­нения как отдельных процессов или работ, так и всего заказа в целом;
• некомплектная. Применяется главным образом в серийном ма­шиностроительном производстве. В качестве основной плано­во-учетной единицы используются различные детали, входящие в общий комплект продукции (сборочный узел). В общий ком­плект входят различные детали, сгруппированные по опреде­ленным признакам. При покомплектной системе планирования календарные задания производственным подразделениям раз­рабатываются не по деталям отдельного наименования, а по укрупненным группам или комплектам деталей на узел, маши­ну, заказ или определенный объем продукции.

Методы, применяемые при оперативном планировании производ­ства:

• объемный — предназначен для распределения годовых объемов производства и продажи продукции предприятия по отдельным подразделениям и более коротким интервалам времени — квар­тал, месяц, декада, неделя, день и час;
• календарный — применяется для планирования конкретных сро­ков запуска и выпуска продукции, нормативов длительности про­изводственного цикла и опережения производства отдельных ра­бот. Планирование осуществляется относительно выпуска ко­нечных изделий, предназначенных для реализации на рынке:
• объемно-календарный — позволяет планировать одновременно сроки и объемы выполняемых на предприятии работ в целом на рассматриваемый период времени — год, квартал, месяц;
• объемно-динамический — предусматривает тесное взаимодействие таких планово-расчетных показателей, как сроки, объемы и ди­намика производства продукции.

Время выполнения производственных операций определяет расписание.

Целью составления расписания является оптимизация использо­вания ресурсов таким образом, чтобы были достигнуты цели про­изводства.

При составлении расписаний следует помнить:

1. Использование ресурсов элементов, не являющихся «узкими местами», определяется не их собственной мощностью, а ограни­чениями, существующими в системе обслуживания потребителей.
2. Час, потерянный в «узком месте», есть час, потерянный во всей системе обслуживания потребителей.
3. Час, сэкономленный в месте, не являющемся «узким», несу­ществен для всей системы обслуживания потребителей.
4. Процесс перемещения партии не эквивалентен процессу об­работки партии.
5. Процесс обработки партии изменяемый, а не фиксирован­ный.
6. Сумма локальных оптимумов не равна глобальному оптимуму.

• вероятностное представление о появлении событий в будущем, основанное на наблюдениях и теоретических положениях;
• обоснованное суждение о вероятности наступления одного или нескольких событий или о возможных состояниях процесса (явления);
• суждение о будущем периоде времени.

Прогнозирование — процесс получения прогностической инфор­мации.

Процедура прогнозирования:

1. Определение объектов прогноза.
2. Отбор объектов, которые прогнозируются.
3. Определение временных горизонтов прогноза — краткосроч­ный прогноз, среднесрочный или долгосрочный.
4. Отбор модели (моделей) прогнозирования.
5. Сбор данных, необходимых для прогноза.
6. Обоснование модели прогнозирования.
7. Составление прогноза.
8. Отслеживание результатов.

Методы прогнозирования разрабатываются, как правило, для специфических целей использования, поэтому невозможно дать полный обзор всех существующих методов. Обычно используются стандартные методы, имеющие сложную структуру. Методы прог­нозирования могут основываться, в частности, на репрезентативном опросе и опросе экспертов.

• метод сценариев;
• метод Дельфи;
• метод дерева целей;
• матричный метод.

1. Метод сценариев. Является средством первичного упорядоче­ния логистической проблемы, получения и сбора информации о взаимосвязях решаемой проблемы с другими, о возможных и веро­ятных направлениях будущего развития.

Сценарий — преимущественно качественное описание возмож­ных вариантов развития исследуемого логистического объекта при различных сочетаниях определенных (заранее выделенных) условий. Сценарий в развернутой форме показывает возможные варианты развития событий для их дальнейшего анализа и выбора наиболее реальных и благоприятных.

Группа экспертов по логистике составляет план сценария, где намечаются функциональные области логистики, а также факторы внешней среды, учитываемые при постановке и решении логисти­ческой проблемы. Различные разделы сценария пишут обычно разные группы экспертов.

Сценарии могут быть использованы на разных этапах анализа логистических систем, когда требуется собрать и упорядочить весьма разнородную информацию. Но главной областью приме­нения метода сценариев являются этапы анализа логистической проблемы, а также прогноза и анализа будущих условий.

2. Метод Дельфи. В отличие от метода сценариев метод Дельфи предполагает предварительное ознакомление экспертов по логис­тике с ситуацией с помощью какой-либо модели.

Этапы метода Дельфи:

• проводится поиск экспертов;
• каждому эксперту предлагается один и тот же вопрос;
• каждый эксперт вырабатывает свои оценки независимо от других экспертов;
• ответы собираются и статистически усредняются;
• экспертам, ответы которых сильно отклоняются от средних значений, предлагается обосновать свои оценки после предъявления средних значений;
• эксперты разрабатывают обоснования и выносят их на рас­смотрение;
• среднее значение и соответствующие обоснования предъяв­ляются всем экспертам для выработки окончательного решения.

3. Метод дерева целей. В анализе логистических систем основной формой модели, подлежащей совершенствованию и насыщению данными с помощью экспертных оценок, является дерево целей. Экспертам по логистике предлагается оценить структуру логисти­ческой модели в целом и дать предложения о включении в нее неучтенных связей. При этом используется анкетный метод. Ре­зультаты каждого опроса доводятся до сведения всех экспертов по логистике, что позволяет им далее корректировать свои сужде­ния на основе вновь полученной информации.

Дерево целей представляет собой связной граф, вершины кото­рого интерпретируются как цели логистической системы, а ребра или дуги — как связи между ними. Это основной инструмент увязки целей верхнего уровня логистической организации с конкретными средствами их достижения на нижнем операционном уровне.

В программно-целевом планировании (когда цели плана увязы­ваются с ресурсами с помощью программ) дерево целей выступает как схема, показывающая разделение общих целей логистического плана на подцели различных уровней.

Представление целей начинается с верхнего уровня логистичес­кой организации, дальше они последовательно разукрупняются. Основным правилом разукрупнения целей является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающим образом, т. е. так, чтобы объединение подцелей полностью определяло исходную цель.

4. Матричный метод. Матричные формы представления и ана­лиза логистических данных не являются специфическим инстру­ментом анализа логистических систем. Однако они широко при­меняются на различных этапах анализа логистической системы в качестве вспомогательного средства.

Матрица — это наглядная форма представления данных, рас­крывающая внутренние связи между элементами, помогающая выяснить и проанализировать ненаблюдаемые части структуры. Примером может служить периодическая система Д.И. Менделеева.

Преимущества и недостатки основных методов закупок

В 20 веке переход логистики из военной сферы в сферу хозяйственной практики, в экономику. В данном случае под логистикой понимается научно-практическое направление хозяйствования, заключающееся в эффективном управлении материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками в сферах производства и обращения.

Начало широкого использования логистики в экономике приходится на 60-70 годы и связано с достижениями в области коммуникационных технологий. Появившаяся возможность сквозного мониторинга (постоянного сопоставления фактического состояния дела с желаемым) всех этапов движения сырья, деталей и готовой продукции позволила четко увидеть огромные потери, допускаемые в традиционных схемах управления материальными потоками. Явный экономический выигрыш, получаемый от использования логистики в экономике, способствовал ориентации партнеров на сотрудничество в области продвижения товара.

Первоначально логистика оформилась как новый вид теории о реализации управления движения товарно-материальных ресурсов в сфере обращения, а затем на производстве.

Принципиальное отличие логистического подхода управлению материальными потоками от традиционного: интеграция отдельных звеньев материалопроводящей цепи в единую систему, способную адекватно реагировать на возмущения внешней среды.