Основная задача, которую должен решить покупатель – это выбор поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

• Объявление конкурса;
• Изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;
• Посещение выставок и ярмарок;
• Переписка и личные контакты с возможными поставщиками

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие, на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Проведение  тендера включает следующие этапы:

• Реклама;
• Разработка тендерной документации;
• Публикация тендерной документации;
• Приемка и вскрытие тендерных предложений;
• Оценка тендерных предложений;
• Подтверждение квалификации участников торгов;
• Предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно – информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговора исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и т.д.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

1. Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничивается ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие у поставщика резервных мощностей;
• организация управления качеством продукции у поставщика;
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика;
• риск забастовок у поставщика;
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

• собственное расследование;
• местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;
• информационные агентства;
• государственные   источники,   такие, как регистрационные палаты, налоговая и лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

1. Стоимость приобретения продукции или услуг.
2. Качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развитая производства,...др.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60. К ним относятся: удаленность поставщика от потребителя; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие у поставщика резервных мощностей; организация управления качеством продукции у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе поставщика; риск забастовок у поставщика; способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования; кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

• собственное расследование;
• местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;
• информационные агентства;
• государственные   источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

Рассмотрим подробнее основные логистические операции снабжения.

Функциональный цикл снабжения

Определение потребности. Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах организации. На данном этапе решаются вопросы: что, сколько и когда необходимо закупить.

Виды потребностей. Под потребностью в материальных ресурсах понимается их количест­во, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имею­щихся заказов.

Потребности каждого предприятия можно разделить на две большие группы. Различают общую, валовую, или брутто-потребность, чистую, или нетто-потребность, а также первичную, вторичную и третич­ную потребности. Такую классификацию используют при определении объемов закупок и установлении их очередности.

Виды потребностей в материальных ресурсах

Общая потребность включает валовую потребность на производствен­ную программу и зарезервированный объем сырья, материалов и комплек­тующих для специального использования. Валовая, или брутто-потребность, — потребность на производственную программу без учета имеющихся производственных запасов и готовой продукции. Чистая, или нетто-потребность, — это потребность в сырье, материалах, комплектующих на производственную программу с учетом имеющихся заделов на рабочих местах и запасов готовой продукции.

Первичная потребность определяется как потребность в изделиях, договоры на производство и поставку которых уже заключены, т. е. в изделиях, выпуск которых имеет приоритет. Вторичная потребность — потребность в изделиях, подлежащих изготовлению в рамках производственной программы, но договоры на поставку которых еще не заключены. Третичная потребность — потребность на производственную программу во вспомогательных материалах производственного назначения.

Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем. На рисунке представлен вариант организационный структуры предприятия с распределением выше перечисленных задач между различными функциональными подразделениями.

Реализация функции снабжения в процессе работы нескольких подразделений предприятия

Как видно, задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи, у кого и на каких условиях закупать, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант, представленный на рисунке, предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

Как правило, снабжение самостоятельно не занимается перемещением материалов, а организует его. Оно информирует поставщиков о необходи­мости поставки тех или иных материалов, производит обмен прав соб­ственности на материалы.

Логистика снабжения является первой логистической подсистемой, основная цель которой — управление материальными потоками и услуга­ми в процессе обеспечения организации материальными ресурсами и услугами .