5-12-2013, 18:20

Планирование во время незапланированного кризиса

Кризис есть кризис! Он часто приходит нежданно и диктует свои условия. Поэтому в так называемый кризисный период большую роль играют инструменты планирования и прогнозирования развития предприятий. Уникален в этом плане опыт создания автоматизированной системы Прогнозирования спроса и планирования продаж компании «Балтика», которая давно и прочно занимается пивоварением. Хотелось бы узнать из первых рук (CIO компании «Балтика», Германа Эпштейна) о создании подобных моделей и прогнозировании спроса, а также планировании продаж в условиях экономического кризиса. Однако сделать этого не удалось. Г.Эпштейн просто заявил о том, что думать о кризисе нужно не во время кризиса, а постоянно, чтобы он не застал врасплох.

Интегрированная система планирования, куда относится и система прогнозирования спроса, планирования продаж, была поставлена в 2007 г. И только два года спустя, в январе 2009, началась промэксплуатация проекта.

Главные инициаторы проекта: Отдел маркетинга и Отдел прогнозирования и планирования продаж компании «Балтика». Их главная задача состояла в том, чтобы качественно повысить прогнозирование спроса не только по всему ассортименту выпускаемой продукции, но и по звеньям, которые находятся в логистической цепочке. Пришлось создавать планы по отгрузкам продукции с учетом спрос-прогноза на различные периоды.

Руководитель отдела прогнозирования и планирования продаж П. Иванов рассказал, что все отчеты, которые были генерированы оперблоком CRM-системы, позволили получить необходимую информацию (впрочем, позволяют ее получать и сейчас). Однако когда необходимым стал более глубокий анализ данных (за больший период времени), понадобилось иное решение, такое, которое дало бы возможность совместить полученные показатели по всем имеющимся точкам торговли в точке соприкосновения.

Сложность заключалась в том, что пока продукция доставлялась непосредственно к потребителю, ей приходилось пройти через множество звеньев в этой цепочки. Исходя из этого факта, необходимо было создать крепкие партнерские связи с остальными членами звена. Здесь важно понимать, что товар продан только тогда, когда покупатель забрал его домой, а не когда его принял дистрибьютор. Вот почему так важны актуальные данные о продажах в розницу. Без этого все остальное теряет смысл. Следует учитывать возможности поставщиков, условия использования транспортных средств, наличие сырья и тары и еще много чего.

Следует отметить также иную цель, которая касается процесса согласования планов продаж, порядка его управления, когда он становится понятным и прозрачным на всех уровнях и для каждого участника.

Что касается технического аспекта, то сюда входят вопросы о хранилищах данных и создании BI-приложения, способного решить поставленную задачу. Данное приложение было разработано компанией «Монолит-Инфо» (г. С.-Петербург) и интегрировано системой «Монолит» с ERP. Приложение с успехом используется компанией «Балтика» вот уже более 10-ти лет.

Как она работает? Из ERP-системы в систему Прогнозирования спроса и Планирования продаж поступают фактические данные об отгрузках товара и об ограничениях производства. Далее, в обратном направлении, в ERP-систему попадают планы, которые были согласованы, а также приходят данные (из CRM) о фактических остатках на складе дистрибьютора, а также о продажах товара.

Система прогнозирования спроса и планирования продаж построена по так называемому принципу панели управления, где на одном экране собрана информация (текущий прогноз и план, фактические данные за предыдущие годы и разнообразная аналитика), которая необходима для принятия того или иного решения.

В основе системы лежит платформа BI, Microsoft SQL Server-2005. Прогноз рассчитывают посредством внешней подключаемой компонентой системы, которой в данный момент является Good4Cast (компания Forecsys). К системе были предъявлены следующие требования:

- гибкость и скорость работы (это объясняется тем, что в процессе принимают участие довольно большое количество сотрудников. А они, в свою очередь, должны оперативно проанализировать фактические данные и откорректировать планы, в соответствии с той ситуацией, которая сложилась в данный момент).

- поддержка регламента процесса планирования: его ход должен быть прозрачным, чтобы в любой момент времени можно было бы получить информацию о статусе готовности плана.

Приняв во внимание перечисленные требования, был произведен выбор архитектуры и поставщика решения - компания «Монолит-Инфо». Затем было принято решение о разработке специализированного приложения. Результат, который был получен впоследствии, подтвердил правильность такого подхода. В тестировании системы принимали участие сотрудники отдела прогнозирования и планирования продаж. Еще одним достижением проекта, которое нельзя обойти стороной, является интеграция в одном решении данных из ERP-системы и CRM-системы, что дало возможность установить постоянные связи между всеми участниками звена поставок продукции на уровне IT-систем и поддержания контроля качества на должном уровне.

Итак, основные характеристики системы прогнозирования и планирования продаж.

Скользящее прогнозирование - позволяет рассчитать прогноз спроса на требуемый интервал вперед с учетом деталей. Сюда относятся фактические данные отгрузки прошлых лет и оценка рынка, то есть, объем в реальном выражении за все годы и на будущий год.

Прогноз часто корректируется аналитиком с учетом внешних обстоятельств на рынке. Функция корректировки позволяет учитывать корректировки, сделанные в предыдущих прогнозах и применить их к соответствующим периодам текущего прогноза. Основным, так сказать, завершающим шагом работы над прогнозом является публикация полученного результата, после чего он находится в свободном доступе для пользователей и для функции иерархического планирования. Последняя распределяет полученный прогноз по территории продаж и создает и согласует прогнозы поставок продукции по каждому звену единой логистической цепи.

Далее пользователь, в соответствии со своим уровнем ответственности, вносит коррективы в распределение прогноза, сравнивает полученный текущий прогноз с фактами прошлого года. Таким образом, можно получить несколько версий прогноза. Каждый пользователь, который вносит коррективы в прогноз, действует в соответствии с существующим регламентом, который предусматривает порядок внесения корректив пользователями на различных уровнях ответственности. В виде бонуса в системе ведется матрица ассортимента продукции. Эта матрица в пределах каждой территории задает доступный ассортимент продукции, а также календарь маркетинговых акций.